S čím vám pomůže virtuální asistentka?

Moderní technologie se dostávají v současné době i do oblasti administrativní asistence. A to právě v podobě virtuální asistentky. Co to vlastně je virtuální asistentka?

Virtuální asistentka je softwarový robot s umělou inteligencí a lidskou podporou. Je s podnikatelem propojená přes chytré aplikace. Virtuální asistentce se požadavky zasílají přes e-mail, Messenger, Slack, Whatsapp nebo Telegram a dokáže komunikovat se stovkami dalších aplikací.

Funkce virtuální asistentky

K hlavním funkcím patří automatizace opakovaných činností a zodpovídání častých dotazů klientů a kolegů. Asistentka také zapisuje úkoly, hlídá termíny a priority a je schopná připravit a publikovat příspěvky na sociálních sítích. 

Umí i sjednat schůzky a připomenout čas a místo porad nebo schůzek. Nechybí ani vytváření zápisů z jednání, reportů a přehledů a také umí vyhledávat informace ve firemních systémech. Ve spolupráci s člověkem také provádí přepis a korekturu textů a přípravu obchodní korespondence.

Pro koho je virtuální asistentka určená?

Pokud chce podnikatel ušetřit náklady za interní zaměstnance tak je pro něj asistentka výbornou volbou. Virtuální asistentku rádi využívají nejen velké firmy, ale i menší firmy a živnostníci, kteří si jinak nemohou dovolit vlastního zaměstnance.

Asistentka umí přepis faktur ze skenů a PDF do účetního systému, zvládá zahájení a hlídání schvalovacích procesů a řeší upomínání nezaplacených faktur. Také pravidelně i ad hoc připravuje přehledy pro manažery. Je schopná vyhledat a doporučit prodejních příležitosti a poskytnout online poradenství na webu a profilech. Nechybí ani sestavení a prezentace nabídek na míru návštěvníkům webů. Díky tomu je virtuální asistentka vhodná pro účetní, obchodníky a manažery. 

Asistentka řeší i zodpovídání častých dotazů zákazníků e-shopu a umí nabídnout souvisejících informace v e-shopu a na webu. Okamžitě odpovídá na dotazy a vzkazy na sociálních sítích. Na sociální sítě připravuje a publikuje příspěvky. Požadavky klientů zapíše a předá je ke zpracování. Zapíše i informace do redakčního a účetního systému a vytváří reporty a přehledy. Proto je vhodná i pro provozovatele e-shopů.

Virtuální asistentka od Profi-kanceláře pracuje 24 hodin denně a 7 dní v týdnu. Fixní měsíční náklady vyjdou podnikatele na stovky korun a v případě nárůstu poptávky lze výkon snadno navýšit. Vše probíhá podle toho, jak si službu podnikatel nastaví a jak asistentku průběžně učí. Nejjednodušší způsob je službu objednat a vyzkoušet. Potom sám podnikatel uvidí, co vše můžete delegovat a kolik času mu virtuální asistentka ušetří.