Sídlo firmy v bytě – pro a proti
Plánujete založit s.r.o. a uvažujete, kam umístit sídlo? Mnoho podnikatelů nepotřebuje samostatnou kancelář k jednání s klienty, nepotřebuje skladové prostory, ani nemá zaměstnance, pro které je třeba zajistit zázemí. Nejčastěji se pohybují v terénu či na internetu a sídlo firmy je pro ně pouze povinnost vyplývající ze zákona. Z uvedených důvodů nebo čistě kvůli úspoře nákladů majitelé firem někdy volí sídlo společnosti, nejčastěji s.r.o., v bytě na adrese svého bydliště. Na první pohled se jedná o nejjednodušší řešení. Vzhledem k tomu, že se činnosti založení s.r.o. a ekonomickému provozu firem věnujeme již 15 let, dovolujeme si předložit důvody, proč tento postup nedoporučujeme. Do určité míry se tyto důvody týkají i podnikatelů při založení živnosti.
1) Souhlas s umístěním sídla
K umístění sídla zakládané firmy na jakékoliv adrese je nutný souhlas vlastníka nemovitosti s úředně ověřeným podpisem. Pokud je nemovitost ve vlastnictví zakladatele, není problém, aby vydal souhlas sám sobě. Ovšem v ostatních případech nemusí být získání souhlasu bezproblémové. Souhlas musí vystavit oprávněná osoba, nelze tedy pověřit někoho z rodiny nebo libovolného zaměstnance, aby souhlas podepsal. Nezřídka se setkáváme se situacemi, kdy souhlas podepsala osoba, která není uvedena v katastru nemovitostí jako vlastník nebo v případě právnické osoby není členem statutárního orgánu. Takový souhlas je živnostenským úřadem a obchodním soudem odmítnut.
Samostatnou kapitolou je umístění sídla s.r.o. v družstevním bytě. Souhlas totiž podepisuje představenstvo v souladu se stanovami družstva. Tedy pokud např. družstvo zastupuje vždy předseda a jeden člen představenstva, musí souhlas podepsat oba dva a podpisy nechat ověřit. Nelze použít souhlas podepsaný pouze jednou osobou nebo správcem nemovitosti (pokud k tomu nemá aktuální, výslovně udělenou plnou moc). V podobných situacích dochází mnohdy k nedorozuměním nebo k dlouhým časovým prodlevám.
2) Riziko exekuce
Exekutoři, kteří vykonávají pravomocné exekuční rozhodnutí, nemají povinnost zkoumat, komu patří majetek umístěný na adrese sídla. Pokud máte sídlo firmy na adrese svého bydliště, pravděpodobně přistoupí k exekuci techniky a nábytku, který nemusí patřit firmě, ale domácnosti. Vyvarovat se uvedeného postupu lze pouze prokázáním vlastnictví např. kupní smlouvou, což však zejména u staršího majetku bývá problematické. Cílem exekuce se tedy mohou stát i osobní věci osob žijících ve společné domácnosti. V takové situaci existuje zákonná možnost dosáhnout nápravy prostřednictvím tzv. vylučovací žaloby, jedná se ovšem o složitý a hlavně dlouho trvající proces, kterému je lépe se vyhnout.
Nutno také upozornit na opačnou situaci – pokud dojde k exekuci osobního majetku některého člena domácnosti, opět exekutor nezkoumá, komu technika a nábytek na uvedené adrese patří, a může tedy dojít i k zabavení majetku firmy, která má na dané adrese sídlo.
3) Reprezentace firmy a komfort
Tato otázka má několik rovin. Samozřejmě, že firma, která potřebuje reprezentativní prostory v kancelářském centru, nebude uvažovat o umístění sídla firmy v bytě. Spíše se zaměříme na podnikatele, pro kterého je sídlo pouze zákonnou povinností. Sídlo právnické osoby musí být dle živnostenského zákona označeno u vstupu do nemovitosti názvem a IČ. Tato zdánlivě nevinná maličkost se může stát nepříjemností. Takto označená nemovitost totiž může budit nežádoucí zájem sousedů nebo dokonce neznámých osob. A pokud je nemovitost na první pohled reprezentativní, může kromě závisti probudit také pozornost zlodějů.
Podnikatel se musí připravit i na to, že adresa sídla je veřejně známou informací na obchodním rejstříku, proto může očekávat neohlášené návštěvy zákazníků, kteří mají cestu okolo nebo potřebují ihned řešit svůj problém – zazvoní na adrese a budou rušit majitele domu a jeho rodinu klidně i o víkendu nebo ve svátek. A když se časem objeví agresivní, byť neoprávněně podrážděný zákazník…
V neposlední řadě je třeba myslet na to, že pokud je firma vyzvána úřadem k jednání v sídle firmy, má povinnost zajistit prostory tomu odpovídající. Jistě si každý umí představit napjatou atmosféru a řadu nepříjemností během kontroly úředníků v domácnosti podnikatele, kde jsou třeba přítomny děti, pes apod.
4) Doručování zásilek do sídla firmy
Možná, že na začátku podnikání budete trávit hodně času doma na počítači a telefonu. Představte si ale situaci za pár měsíců či let, kdy budete jezdit na jednání s klíčovými odběrateli a dodavateli, diskutovat s důležitými zákazníky v restauracích a užívat si zaslouženou rekreaci. Budete zároveň sledovat, kdy má dorazit pošťák a kurýři s doporučeným dopisem nebo balíčky? Budou se o to chtít starat členové vaší rodiny?
Pokud nebudete mít spolehlivého člověka na recepci či v dosahu domácího zvonku, nevyhnete se pobytu ve frontě na poště, spoustě telefonátů s kurýry a nakonec i zatoulanému balíčku. To se vám na profesionální recepci nestane – korespondenci a balíky si můžete vyzvednout kdykoliv a dopisy si necháte naskenovat do emailu.
5) Sídlo firmy v bytě a legislativa
Platná legislativa říká, sídlo právnické osoby může být v bytě pouze v případě, že je to slučitelné s jejím účelem a odpovídá to i povaze a rozsahu její činnosti. Dle našich zkušeností toto ustanovení úřady obvykle neřeší a sídlo firmy v bytě bývá tolerováno. Otázkou však je, zda nedojde ke změně a nebudou rozesílány hromadné požadavky na změnu sídla do nebytových prostor.
Jak tedy předejít možným komplikacím spojeným se sídlem ve vlastním bytě? Naše firma, Profi-kancelář s.r.o., se již léta specializuje na provoz tzv. virtuálních kanceláří. Jedná se v podstatě o pronájem sdílených prostor se zajištěním běžné administrativy spojené se sídlem firmy. Na všech našich adresách jsou zařízené kancelářské prostory s recepcí, která zajišťuje kontakt s klienty, zpracování pošty, obsluhu zákaznické linky, evidenci vzkazů a návštěv, spediční služby atd.
Potřebujete-li pro své podnikání občas využívat vybavenou kancelář nebo zasedací místnost, není problém si jí krátkodobě na adrese sídla pronajmout. Váš obchodní partner jistě ocení profesionální úroveň prostor včetně kompletního technického zázemí (wi-fi, tiskárna, kopírka, skener) a klasického kancelářského občerstvení.
Pokud umístíte sídlo firmy do naší virtuální kanceláře, získáte nejen profesionální služby v reprezentativních prostorách, virtuální asistentku, ale také výrazně ušetříte. Cena se pohybuje pouze ve stovkách Kč za měsíc.